똑똑한 업무공간에 대한 젊은 목소리를 듣다

글 송주영 | 사진 김정원

서울시교육청은 소통과 협업을 강화하고 창의적으로 일할 수 있는 업무환경인 스마트오피스를 신청사에 적용하여 2024년 이전을 목표로 현재 건립 중에 있다. 그 일환으로 업무공간 혁신에 대한 젊은 직원의 의견을 듣고자 ‘스마트오피스 주니어보드’를 신설했다. 주니어보드란 교육청의 간부회의(회사의 이사회)와 대별되는 젊은 실무자로 구성된 청년 중역회의를 말한다.

 

우리가 바로 스마트오피스 주니어보드


‘조금 더 효율적으로 일할 수 있는 방법이 없을까?’라는 질문에서 나온 해결책, 바로 스마트오피스다. 지난 11월 16일 서울시 종로구 디타워에 위치한 퍼시스 광화문센터 세미나실에서 서울시교육청 스마트오피스 주니어보드 정례회가 개최됐다.

이날 행사에는 주니어보드와 더불어 김영철 부교육감, 김재환 교육시설안전과장, 김홍진 워크이노베이션랩 대표 등이 참석했다. 스마트오피스 주니어보드는 본청 소속 윤지현, 조설아, 박세아, 정수빈 주무관과 함께 서울가락초등학교 소속 한시주 주무관으로 구성됐다.

그렇다면 스마트오피스를 건립하는데 주니어보드가 필요한 이유는 뭘까? 앞서 서울시교육청은 현 청사에서부터 ‘스마트하게 일 할 수 있는 업무공간’, 즉 스마트오피스에 대해 구성원의 인식을 향상시키고 신청사의 비전을 공유하기 위해 그동안 다양한 프로젝트를 추진했다. 그 일환으로 업무공간 혁신에 대한 젊은 직원의 의견을 듣고자 ‘스마트오피스 주니어보드’를 신설한 것이다. 앞으로 스마트오피스 주니어보드는 이날 발대식을 시작으로 클라우드 컴퓨터, 부서간·개인간 칸막이 제거, FMC 도입, 사무실 자율좌석제 등 스마트오피스 구축에 대한 참신한 의견 제시할 예정이다.

 

일하는 풍경이 많이 달라진 만큼 공간에도 변화가 필요합니다.


이날 행사는 김영철 부교육감의 인사말로 포문을 열었다. 김영철 부교육감은 스마트오피스 혁신추진단장으로 활동할 예정이다.

김영철 부교육감은 인사말에서 “코로나19는 우리의 일상뿐만 아니라, 우리의 일하는 풍경도 많이 바꿔 놓았다”며 “정보 기술 및 디지털 기기 사용에 익숙한 젊은 직원들의 직무수행 역량을 충분히 끌어내기 위해서 고안한 스마트오피스에 이러한 Bottom up 방식의 주니어보드는 대단히 중요한 일”이라고 전했다.

 

우리 교육청이 이렇게 바뀐다고?


인사말 이후에는 퍼시스 내부에 설치된 스마트오피스를 둘러보는 시간을 가졌다. 이날 정례회가개최된 세미나실 바깥에는 실제 운영 중인 스마트오피스에서 업무하고 있는 사람들도 보였다. 이 모습으로부터 서울시교육청의 미래를 그릴 수 있었다.


참석자들은 두 팀으로 나뉘어 퍼시스 관계자의 안내에 따라 본격적인 공간투어를 진행했다. 천편일률적인 기존 사무실과는 다르게 각 업무의 특성에 맞게 설계된 사무실 구조가 먼저 눈에 띄었다. 서류 업무보다 회의가 많은 기획팀의 경우, 불필요한 수납 공간을 줄이고 중앙에 회의 테이블을 배치했다. 반대로 서류 업무가 많은 부서는 기존 사무실과 비슷한 양식으로 설계돼 있었으나, 공간을 보다 효율적으로 구성하려 한 디자인이 눈길을 끌었다.

 

공간혁신, 왜? 어떻게?


공간투어를 마치고 다시 세미나실로 돌아온 주니어보드는 약간의 휴식 시간 이후 다시 스마트오피스를 향한 여정을 계속 이어갔다.

그러나 처음으로 한자리에 모인 만큼 서울시교육청이 그리는 스마트오피스의 모습을 정확히 파악하기 힘든 것이 사실이다. 따라서 혁신적인 스마트오피스에 대해 잘 아는 전문가의 도움이 필요했다. 그래서 이날 자리에 워크이노베이션랩 대표인 김홍진 자문관이 참석했다.
김홍진 자문관은 이전부터 기업체 등 다양한 기관의 스마트오피스를 기획하고 오랫동안 자문해 온 스마트오피스 전문가라고 할 수 있다. ‘공간혁신, 왜? 어떻게?’라는 주제로 특강을 진행했다.

 

이제 젊은 목소리를 들을 시간


드디어 주니어보드들이 한데 모였다. 서로의 의견에 귀를 더욱 잘 기울이고자 책상과 의자를 동그랗게 배치했다. 곧 스마트오피스를 향후 어떻게 운영할 것인지에 대한 열띤 토론이 시작됐다.


이날 토론에서는 스마트오피스에 적용될 다양한 제도 중에서도 ‘자율좌석제’에 대한 의견 나눔이 두드러졌다. 자율좌석제가 공공기관에서 유일하게 성공적으로 운영되고 있는 청주시청이 자주 언급됐고, 반대로 자율좌석제의 단점을 거론하며 다른 공공기관에서는 어째서 효과적이지 못했는지에 대한 이유를 밝히기도 했다. 자율좌석제에 대한 전반적인 이야기가 오고 간 후 결론적으로 자율좌석제가 공직자들의 마인드에 녹아들기 위해서는 시간이 필요해 보인다는 결론으로 이날 토론을 마무리 지었다.

 

인터뷰

서울가락초등학교 교육행정서기 한시주

Q. 스마트오피스 주니어보드에 지원하게 된 동기는 무엇인가요?
A ‘공무원의 업무공간’과 ‘스마트오피스’. 이 두 가지는 잘 어울리지 않는 조합이라는 편견이 있었습니다. 어울린다고 해도 실제로 도입되기는 어려울 것이라고 생각해 왔죠. 그러던 중 교육시설안전과에서 신청사 스마트오피스 구축을 추진한다는 사실을 알게 되었습니다. 우리 교육청에도 스마트오피스가 도입된다는 생각에 상상만으로도 설렜습니다. 흥미로운 마음에 저의 작은 의견도 보태고 싶어 주니어보드에 지원하게 되었습니다.

Q. 주니어보드 정례회에 참여해보니 소감이 어떠십니까?
A 이번 정례회는 주니어보드 구성원들이 적극적으로 의견을 개진할 수 있도록 부교육감님과 교육시설안전과 사무관님, 주무관님들께서 많은 격려를 해주신 자리였어요. 특히 감사했던 부분은 담당 주무관님께서 소관부서에서 논의된 결과물을 설명· 공유해주신 점이었습니다. 실무에서 쓰이는 자료들을 접하니 스마트오피스에 대해서 느끼던 모호함이 많이 해소되었습니다.

Q. 스마트오피스에서 특히 관심이 가는 논의 주제는 무엇입니까?
A 자율좌석제입니다. 공직사회에서 자율좌석제가 성공적으로 활용될 수 있을지는 아직 불확실하다고 들었습니다. 그래서 자율좌석제가 우리 조직에 적합한지, 어떻게 적용해야 효과적인지를 주니어보드 활동 기간 동안 함께 고민해보면 좋겠다고 생각했습니다.

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